Любые электронные документы в компании надо хранить как минимум в двух экземплярах. Это и другие правила утвердило Минкультуры России приказом от 31.03.2015 № 526. Документ вступил в силу с 21 сентября 2015 года.
Минфин давно разрешил хранить бухгалтерские документы только в электронном виде без бумажных аналогов (письмо от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Но до сих пор четкого порядка хранения не было. Действовали общие правила. Первичку, регистры учета и бухгалтерскую отчетность надо хранить как минимум пять лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11№ 402-ФЗ). А кадровые документы нужно хранить 75 лет (подп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Все эти правила сохранились, но теперь появился отдельный порядок хранения документов в электронном виде. А Минфин России в информации № ПЗ-13/2015 сообщил, что порядок, утвержденный Минкультуры, распространяется на все бухгалтерские документы.
Правила требуют, чтобы любой документ хранился не менее чем в двух экземплярах, причем на разных носителях. Например, на двух жестких дисках. Необходимо защитить документы от вирусов и доступа посторонних. Раз в пять лет нужно проверять, открываются ли документы и др. (п. 2.30–2.33 Правил, утв.приказом № 526).
Понятно, что технические вопросы хранения бухгалтерских и других документов должны решать ИТ-специалисты. Поэтому есть смысл дополнить должностную инструкцию системного администратора новыми обязанностями и издать правила хранения документов компании с учетом новых требований приказа № 526.
За нарушение порядка хранения бумаг (бумажных или электронных) максимальный штраф - 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). И на практике его назначение почти не встречается. Но выполнить требования в интересах самой компании, ведь она снизит риск утраты документов.
