Крупнейшая торговая сеть Сибири «Мария-Ра» перешла на электронный документооборот

«Мария-Ра» — одна из крупнейших торговых сетей в Сибирском регионе, входит в первую двадцатку продовольственных ритейлеров России, ежедневно обслуживает более 850 000 покупателей. Теперь в сети в электронный вид переведена вся цепочка входящих документов (накладные, счета-фактуры), а также исходящий документооборот по возвратным операциям с поставщиками товара.

Причины перехода на ЭДО

Бумажный документооборот у «Марии-Ра» сопровождали постоянные системные проблемы, они тормозили работу сети и осложняли отношения с поставщиками.

Первой проблемой была типичная для ритейла ситуация, когда документы от поставщика поступают с неверными данными. Ошибки случаются при заполнении, приемке и пр. Между географически удаленными друг от друга поставщиками и торговыми точками сети корректировки затягивались не на один месяц. Повторная пересылка и обмен исправленными документами дорого обходились как торговой сети, так и поставщикам товара. Вторая проблема тоже связана с ошибками в документах, однако причина этих ошибок иная. Это ручной перенос сведений из входящих документов в учетную систему сети, который всегда сопровождается большим количеством ошибок.
Интеграция с корпоративной системой

Перейти на электронный документооборот (ЭДО) торговая сеть «Мария-Ра» решила в 2013 году. На первом этапе в электронный вид перевели входящий поток документов по расчетам с поставщиками товара (ТОРГ-12, счет-фактуру). Сервис электронного документооборота Контур.EDI (разработчик СКБ Контур) был интегрирован в корпоративную инфосистему на платформе 1С с помощью типового модуля, разработанного специалистами СКБ Контур. Такое решение позволяет сотрудникам сети получать электронные документы сразу в привычной для себя программе.
Выгода от оптимизация процессов

«Спустя год с начала внедрения электронного документооборота число магазинов нашей сети выросло на 20%. При этом мы не приняли на работу ни одного нового бухгалтера, так как при ЭДО с возросшими объемами работы вполне справлялся прежний состав», — поясняет Елена Ситникова, главный бухгалтер по учету операций розничного направления.
Предварительные итоги и новые планы

Летом 2014 года компания перевела в электронный вид исходящие документы (счета-фактуры, ТОРГ-12) по операциям возврата товаров поставщику. Уже в третьем квартале 2014 года через сервис Контур.EDI прошло 800 000 документов, а в 2015 году этот показатель превысил 1 млн. документов. Сегодня 85% поставщиков «Марии-Ра» обмениваются с сетью электронными документами через сервис Контур.EDI, что составляет около 90% трафика сети. С 15% поставщиков торговая сеть ведет ЭДО через других операторов. В ближайшие 3-4 года компания планирует перевести на электронный документооборот прочих контрагентов (по договорам услуг, выполненных работ, бонусным контрактам), процессы сверки с поставщиками товара, алкогольной продукции, подписание договоров поставки, спецификаций.

buhonline.ru

 

22.07.2015